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會議接待操作手冊
來源:張家界會議展覽公司 作者:本站 時間:08-05-15 07:56:27

會議接待操作手冊

一、會務運籌期――會場的選定與布置
1.1會場選擇標準

A、交通區位

可選擇交通方便之處,方便與會者和舉辦方進出;也可專門選擇深山僻靜之所,

另配以溫泉、溪水、綠色、花香等等自然風情,自然也能恰到好處

【具體要根據舉辦方要達成的目的來側重安排】

B、知名度

知名度可以凸顯主辦方的熱忱以及實力

知名度的表現形式不僅僅是高檔,別致、高雅也能起到好的效果
C、規模

具備同時開會、住宿、就餐的條件

D、色調

會場的選擇與布置應同時考慮會場色調對來賓心理、情緒的影響,一般不要選擇全是白色或者紅色的會場,在那個環境里呆長了會使人煩躁,一般以藍色何淺灰色為主。

E、舒適度

會場要求整體環境舒適,溫度適宜,不壓抑,無噪音,光線充足,能滿足預期人員的座席。

F、設施條件

音響效果良好,具有數碼投影儀與幕布,白板,立式講臺,飲水機,產品展示柜等。

G、衛生間位置

衛生間不能離會場太遠,不然會給來賓造成諸多不便。

H、就餐要求

就餐環境清潔衛生,能滿足參會人員同時用餐的需求,每張餐桌是有餐桌號,便于分組后確認。就餐按當地標準適當安排,原則是中、晚餐按10人臺計算,暈素搭配每桌不超過十個菜,主食以當地習慣搭配,上菜速度要合理,不能過長;早餐最好是自助餐;酒水以啤酒或低度酒為主,高度酒容易喝醉。

1.2會場布置

為了增加會場內的氣氛,條幅、海報、招帖是必不可少的。

A、導引牌

從一進會場開始首先要有導引牌,另外主題導引牌、會務組導引牌、會場導引牌、會場至衛生間的導引牌、飲水區導引牌、吸煙區導引牌等。

B、條幅

會場門前空曠而且允許掛條幅可掛上一條歡迎主題的條幅,為吸引眼球、突出主題,可編排有時尚味道的字眼,如“品牌締造價值、實力致勝未來——**公司經銷商贏銷會”。

C、招貼

“禁止吸煙”,“請將手機關閉或調至無聲”,“會場內請勿打電話和走動”等警示語分別貼在會場明顯處。

二、會務籌備期――為會議召開準備資料和審核課程
2.1會議物資的準備

2.1.1會議資料的準備

A、來賓資料袋內容(以一個連鎖公司為例):

會議手冊,招商書,招商手冊,產品彩頁,運營手冊大綱,專賣店首批配置表,聯系人名片,筆記本,筆,代表證

B、會務組資料內容:

接站一覽表,來賓登記表,住宿登記表,用餐分組表,訂票登記表,會務組成員通訊錄(人手一份),列車及航班時刻表;

2.1.2會議物資的準備:根據會議不同規模設定內容

A、常用物資

電腦,打印機,打印紙,微波爐,飲用水,飲水機,一次性水杯,照相機、攝像機或小型DV,膠卷,電池,備用插座,便簽紙,裁紙刀,剪刀,膠帶紙(寬窄均備),雙面膠,回形針,大頭針,膠水,白板筆,戒煙標志、公司放大的標識、以及各種通知條;

B、產品樣品,常用藥品(感冒、發燒、消炎、腸胃藥品等)及員工值班食物(如牛奶、餅干,因為員工極有可能吃不上飯)

2.2人員分組與協調

2.2.1分組的原則

分工和協調次序明白,首先是分工,完成自己份內的工作任務,其次是配合其他組的需要。在自己本職工作做完或不忙的情況下應主動配合別的部門工作

2.2.2分組的設置

A、總指揮

一般有公司老總或者副總擔任,主要是會議前期的組織、后期服務和總協調;

B、副總指揮:

這個崗位是最重要的,是執行總指揮,負責左右細節的安排和處理,同時注重會議議程科目和時間安排,突發事件處理;

C、會務組組長

要求心態平和,熟悉各個環節的操作情況。負責會議接待、登記、會議資料的發放、各個住宿房間的安排及會場的整理、各個成員的分組、突發事件的處理和協調

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